先週、社内では、「いかに全社員の仕事のPDCAを早く回し、事業推進速度を上げていくのか？」という点について議論を交わしました。もちろん、役職や責任、立場によって異なるレベルにあるのは重々承知した上で、一人一人の生産性が向上すれば、現在よりももっと大きな成果をあげることができるだろう、と考えています。
色々とインプットを進めていくうえで、石川和男さんが出版された『仕事が速い人は「これ」しかやらない』がとても参考になりましたので紹介します。
特に、第３章に記載されていた「仕事が遅い人の７パターン」が良くまとまっていました。
石川さんによれば、仕事が遅い人は下記の７パターンに大別されると言います。
- 完璧主義
- 全体像がわかっていない
- 優先順位がつけられない
- 指示が理解できていない
- 仕事に不慣れ
- 自信が無い
- 整理整頓ができない
私自身悩んでいる点をきれいに整理してくれており、納得感が高かったです。そこで、以下は、書籍に記載されている内容に加え、私なりの解釈も含めてそれぞれ解説していきます。
１．完璧主義
完璧主義な人の特徴は「怒られたくない」「失敗したくない」という心理的な背景にあると私は考えます。しかしながら、実際、仕事で100%完璧な成果をいきなり出すことは難しいです。すぐに上司とすり合わせたり、同僚に助けを求める姿勢が仕事のスピードを上げる秘訣です。
２．全体像がわかっていない
「鳥の目、魚の目、虫の目を使い分けてください」と私は伝えるようによく言うのですが、局所最適な思考だと、出戻りが多くなり、結果的に空回りしてしまうことがあります。今、自分の仕事が全体の中のどこに位置をしているのか、適切に把握できていない場合は即時確認をすることで重要度や緊急度を正確に把握できるようになると思います。
３．優先順位がつけられない
「やりやすい仕事から始めます」という思考を持つ癖がある人に多いタイプです。組織にとって重要か、という考えよりも、自分がこなせるか、という自分視点で物事を判断してしまっていると考えます。ちゃんと、上司と「どのタスクが最もビジネスインパクトが強いのか」を把握して合意した上で仕事を進めることが重要です。
４．指示が理解できていない
「〇〇よろしく！」と言われた時、成果物がイメージできていないまま仕事に取り掛かっても、方向性がずれることが多いと思います。私も、時間が無いことを言い訳に、指示の深度が浅く、イメージが共有できずにいる場合も多いです。指示を受けた時に、「あ、これは●●すればよいんだな」とイメージがついていない場合は、イメージをちゃんと上司とすり合わせしてから作業に取り掛かりましょう。
５．仕事に不慣れ
新入社員の多くはこのケースです。知識が追いついていなかったり、当社独特の企業文化に慣れていなかったりすることで、仕事が遅くなってしまうことがあるでしょう。しっかりとインプットする時間を取ったり、当社では「サポーター制度」を用意し、気軽に聞ける環境を用意しているので、周りの人に遠慮なく聞いてください。
６．自信が無い
これも、「完璧主義」と似ていますが、結局は「失敗するのが怖い」という心理状態が行動速度にブレーキをかけ、慎重な姿勢にさせている、と考えます。気持ちは十分わかります。やったことが無いことで失敗したらどうしよう、、、何も成果に繋がらなかったらどうしよう、、、そんな気持ちが行動を止め、次の一歩を踏みとどませる、ということは良くあるでしょう。我々は、行動した結果成果に繋がらなくても、しっかりと試行錯誤したことについてはちゃんと賞賛する文化・制度があります。変に尻込みせず、大胆にドンドン動いてください。
７．整理整頓ができない
これは、情報の探索に時間がかかってしまうことを意味します。過去のひな形やケースを探すことばかりに時間がかかってしまい、作業が遅れてしまったりするパターンです。フォルダのファイルを雑に整理したりしていると、そのような状況に陥りやすくなると思います。社内では、共有フォルダの名前付けにルールをつけています。タスク管理も上手な人に遠慮なくそのやり方を聞いて、マネできそうだな！と思うところからマネをしてみてください。
最後に精神論的な話になってしまいますが、我々が最も重要視する経営資源は「時間」です。早く自分の仕事をこなすことが会社の成長力の源泉である、ということを理解し、日々の業務に対して緊張感や切迫感を持つ意識改革が何より重要です。「常に追われている」という状況が嫌だ、ということも理解しますが、では「のほほんとしているなあ…」という環境では、競争環境が目まぐるしく変わるビジネスの世界では生き残ることさえ難しいです。
メンバーの皆さんには日々の業務を少しで良いので速くこなす工夫をお願いします。そして、マネージャーの皆さんには、メンバーの皆さんが速く業務をこなせるようサポートをお願いします。
今週も宜しくお願いします。
